PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ VÀ NHỮNG ĐẶC THÙ
Ngày viết: 09/10/12
Phần mềm văn phòng điện tử không phải là phần mềm chỉ được sử dụng trong bộ phận Văn phòng của một cơ quan mà nó được sử dụng để hỗ trợ tất cả các hoạt động “có tính chất văn phòng” của cơ quan đó (được sử dụng trong phạm vi toàn cơ quan).

Phần mềm văn phòng điện tử là phần mềm được sử dụng để hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động có tính chất văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đảm bảo các hoạt động đó diễn ra nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và hiệu quả.

Phần mềm văn phòng điện tử không phải là phần mềm chỉ được sử dụng trong bộ phận Văn phòng của một cơ quan mà nó được sử dụng để hỗ trợ tất cả các hoạt động “có tính chất văn phòng” của cơ quan đó (được sử dụng trong phạm vi toàn cơ quan). Đó chính là các hoạt động có liên quan đến văn bản (quản lý văn bản, tra cứu, thống kê văn bản...), thông tin (truyền tải, trao đổi thông tin nội bộ) và các hoạt động văn phòng khác của cơ quan (hội họp, sắp xếp các kế hoạch làm việc...).

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều phần mềm mang tên “phần mềm văn phòng điện tử”, tiêu biểu như: eOffice (Công ty An ninh mạng BKav), Q-eOffice (Trung tâm Công nghệ phần mềm Thủy lợi), WebOffice (Công ty VietTotal)…Các phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng bởi các đơn vị khác nhau tuy nhiên lại có những đặc điểm chung nhất định, tạo nên tính đặc thù của các phần mềm văn phòng điện tử ở nước ta:


Giao diện phần mềm bằng tiếng Việt, thân thiện với người sử dụng: giao diện của của các phần mềm văn phòng điện tử được sử dụng ở nước ta hiện nay đều bằng tiếng Việt, rất dễ sử dụng. Cách thức bố trí các tính năng theo thư mục kết hợp với màu sắc và các hình ảnh minh họa khá thân thiện và thu hút được sự chú ý của người sử dụng. Các đặc điểm trên không chỉ tạo sự dễ dàng cho người sử dụng tự tìm tòi, khám phá các tính năng của phần mềm mà còn tạo hứng thú, sự thoải mái cho người sử dụng.

Đa tính năng: Phần mềm văn phòng điện tử là những phần mềm tích hợp rất nhiều tính năng. Các tính năng của các phần mềm văn phòng điện tử không chỉ hỗ trợ các hoạt động liên quan đến văn bản của cơ quan (đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản, tra tìm văn bản, theo dõi việc xử lý văn bản...) mà còn liên quan đến quá trình trao đổi thông tin, quá trình quản lý, điều hành tác nghiệp các hoạt động của toàn cơ quan thông qua: chat, mail, diễn đàn (trưng cầu ý kiến), tạo lập lịch làm việc, giao việc, nhắc việc, quản trị hệ thống, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, tài nguyên chung của cơ quan...

Sự đa dạng về mặt tính năng của các phần mềm văn phòng điện tử ảnh hưởng đến “quy mô” và “tần suất” sử dụng phần mềm trong mỗi cơ quan. Nếu như ở các cơ quan sử dụng các chương trình, hệ thống phần mềm quản lý văn bản, các cá nhân chỉ sử dụng phần mềm khi cần xử lý các vấn đề liên quan đến văn bản đi, đến của cơ quan (đăng ký, tra tìm văn bản, cho ý kiến giải quyết văn bản...) thì ở những cơ quan sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử hầu hết các cán bộ, nhân viên đều sử dụng phần mềm trong quá trình làm việc hàng ngày.

Các phần mềm được thiết kế trên nền Web (Web base): Phần mềm trên nền Web là phần mềm sử dụng trình duyệt web (VD: Internet Explorer, FireFox, Google chrome ...) để truy cập qua internet hay intranet (mạng nội bộ). Với các phần mềm được thiết kế trên nền Web người sử dụng chỉ cần truy cập vào internet theo địa chỉ phần mềm để sử dụng mà không cần phải cài đặt phần mềm trên máy tính.

Các phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng trên nền Web rất thuận lợi cho người sử dụng nhất là khi đi công tác, người sử dụng hoàn toàn có thể truy cập vào phần mềm để cập nhật các thông tin của cơ quan, thực hiện các thao tác xử lý công việc, giao việc, đôn đốc giải quyết công việc...ở mọi lúc, mọi nơi và từ mọi máy tính hay các phương tiện có khả năng truy cập mạng.

Tính linh hoạt: tính linh hoạt của các phần mềm văn phòng điện tử eOffice, Q-eOffice hay WebOffice không chỉ được thể hiện trong việc sử dụng phần mềm (có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng) mà còn được thể hiện trong việc cài đặt, thiết lập các tính năng của phần mềm.

Mỗi cơ quan đều có quy mô và các hoạt động đặc thù riêng, dẫn đến nhu cầu sử dụng một số tính năng của phần mềm có thể khác nhau. Đáp ứng thực tiễn này các nhà sản xuất phần mềm luôn chú trọng đến tính linh động của phần mềm. Hay nói cách khác, các tính năng của các phần mềm văn phòng điện tử không được xây dựng một cách bất biến mà có tính linh hoạt. Nhà sản xuất có thể thiết kế, cài đặt các tính năng phù hợp đồng thời có thể thay đổi, nâng cấp hoặc mở rộng các tính năng của phần mềm được sử dụng ở các cơ quan tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan đó.

Nhìn chung các phần mềm Văn phòng điện tử được sử dụng hiện nay ở Việt Nam đang dần được hiện đại hóa theo hướng tự động nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc chủ động, “mọi lúc, mọi nơi” của con người. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử không chỉ là giải pháp để tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm ở các cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, chất lượng làm việc của mỗi cơ quan.

 

 

 

Công nghệ ứng dụng

Copyright © 2013 Trung Tâm Công Nghệ Phần Mềm Thủy Lợi - Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam
Trụ sở chính : Số 269 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

Cơ sở 2 : Số nhà 23 - Nhà TT33 - Khu đô thị Văn Phú, Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại : (04) 35634913 - Fax: (04) 35636602
Email: phanmemthuyloi@gmail.com
Website: www.phanmemthuyloi.vn